Pero los riesgos al organizar viajes de incentivo, eventos y congresos pueden ser también de otras y diversas índole; como ser de salud pública, logísticos, de seguridad, o los relacionados con el clima y otros imprevistos.

Las distintas regiones del mundo están viviendo cada vez más cambios de todo tipo, y esto hace que la lista de complicaciones que pueden afectar a la organización y gestión de un evento, tal sea el acceso de los asistentes, ponentes o patrocinadores al mismo, sea cada vez más extensa y obligue a intentar prevenirlas.

Hay algunos riesgos de gestión, que seguramente podrían evitarse por los organizadores de congresos y  eventos como ser:

- Mala asignación de responsabilidades a tu equipo. Constituir y formar un buen equipo es esencial para organizar un evento. Una mala distribución de las competencias de las personas que forman el mismo es uno de los errores más habituales en la gestión de eventos. No contratar a las personas adecuadas para gestionar puede llevar a la catástrofe. Ni la mejor preparación del mundo podrá paliar la falta de competencias el día D.

- No registrar correctamente los cambios en la preparación del evento.  Es otra debilidad y contratiempo. La mayoría de los eventos experimentará, seguramente a lo largo de la preparación y en el día D, cambios de planes más o menos sustanciales. No registrar, documentar y llevar un seguimiento estricto de estos cambios, puede conducir al organizador  perder el control de su presupuesto o de su plan de acción.

- Nombrar a un responsable sin experiencia.  La organización de eventos puede volverse incontrolable en un abrir y cerrar de ojos sin un responsable con experiencia, calma y que sabe lo que hace.

- No seguir un programa y procesos estandarizados. Un error más habitual de lo que la mayoría de organizadores de eventos imaginan. La falta de un plan y un conjunto de procesos aprobados por el equipo organizador, aumenta el riesgo de que haya tareas relacionadas con la preparación queden en el aire, entonces el evento sufrirá imprevistos de última hora, y pueda sobrepasar el presupuesto o no se cumpla con algunos de los objetivo principales.

- Se debe valorar como posibilidad que los mejores planes pueden irse al barranco. Un error humano, una acción deliberada e infinidad de acontecimientos que escapan al control del organizador puede ser fatal. Es esencial contar con un plan alternativo que permita actuar de forma rápida y eficaz cuando surja un imprevisto, tanto los ya valorados, como los que podemos catalogar de impredecibles y se suma a la lista de riesgos y complicaciones.

- Riesgos sanitarios. Es importante asegurarse de que los viajeros cuentan con las vacunas y disposiciones sanitarias que requiere el destino y contar con una buena cobertura de asistencia al viajero o seguro médico.

- Movilizaciones sociales, paros y huelgas. Las tensiones políticas a menudo dan lugar a protestas incluso en países no involucrados y son anfitriones del evento. Las dificultades económicas, la preocupación por el cambio climático o fenómenos localizados como últimamente es la saturación turística, que dan pie a manifestaciones seguramente pueden dificultar el acceso a hoteles y/o venues o huelgas que afecten a la movilidad.  No es de extrañar que se utilicen las ferias, congresos o eventos, sobre todo los más mediáticos, como objetivos para difundir y visibilizar protestas.

- Los fenómenos climáticos. Un evento al aire libre siempre tiene el riesgo de las inclemencias climáticas, pero ahora los fenómenos extremos parecen ser, cada vez más frecuentes. Las lluvias torrenciales pueden afectar un evento incluso en pleno desierto; incendios forestales llegan a acercarse peligrosamente a zonas urbanas, como ya ha ocurrido tanto en Europa como en Latinoamérica. Hemos visto los recientes voraces incendios en la Provincia de Córdoba y la Patagonia en Argentina y los registrados en agosto de 2024 en Atenas Grecia, en California USA y Canadá entre otros. También la conmoción por el impacto de huracanes y tifones . Riesgos especiales a evaluar muy seriamente, ya que se producen en todas las regiones del planeta.

Es importante valorar el apoyo que los OPC puedan recibir de información en la web con mapas interactivos que muestran el nivel de riesgo de tipo sanitario, sociopolítico o climático del país en el que se estime llevar a cabo una actividad MICE. También podemos encontrar publicaciones e informes anuales sobre la evolución de los riesgos globales y predicciones generales.

Tener claras las medidas de prevención y cómo reaccionar ante emergencias es muy importante y necesario, para la tranquilidad de los asistentes y de las empresas que organizan el evento.  Abrir el paraguas a tiempo puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.

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