Las principales conclusiones del estudio son:

• El 51% de los planificadores de eventos entrevistados considera que el riesgo no está adecuadamente contemplado por sus empresas.
• Un 52% de los planificadores no cuentan con un presupuesto cerrado en el momento en el que empiezan a planificar el evento.
• El 68% de los directivos entrevistados (Marketing, Finanzas, RRHH…) destaca la importancia de tener todos datos compilados sobre la gestión de los eventos. No obstante, el 85% de los planificadores de eventos no cuenta con las herramientas necesarias que les facilite el control de gastos en los eventos.
• Un 64% de los planificadores de eventos no cuentan con un método de localización de los asistentes de un evento en situaciones de emergencia / crisis.

“El hecho de no contar con un plan de gestión de riesgos asociado a la realización de reuniones y eventos, puede tener graves consecuencias, tanto financieras como legales y de reputación de marca para las empresas”, señala Milton Rivera, vicepresidente mundial de desarrollo de negocio de American Express Meetings & Events.

“Este estudio confirma la disparidad existente entre las medidas de precaución que los directivos y travel managers piensan que se están aplicando y lo que realmente se aplica. Es decir, demuestra la importancia para las empresas de establecer procesos de planificación y control, con el fin de minimizar los riesgos”, añade Rivera.

Riesgo legal, normativo y financiero

El resultado de una organización no adecuada en la gestión de riesgos legales y regulatorios puede suponer una pérdida de reputación, sanciones e incluso acciones legales. “Para minimizar este tipo de riesgos recomendamos a nuestros clientes desarrollar un anexo en el contrato de la organización del evento, que contemple la contratación de todos los servicios adicionales, y la asignación de las personas de la empresa autorizadas en la firma de contratación de servicios”, afirma Milton Rivera.

Asimismo el estudio revela que el 82% de los directivos recomiendan o requieren un presupuesto cerrado a la hora de planificar un evento. Mientras que un 52% de los planificadores afirman no contar con un presupuesto cerrado a la hora de planificar un evento. Además, las empresas parecen gastar innecesariamente por el hecho de no ejecutar los seguros de cancelación o impago. De hecho el 36% de los travel managers no suelen contratar este tipo de seguros y además el 50% de los directivos (Marketing, RRHH, Compras…) afirman que las políticas de sus empresas no lo requieren.

“El uso de herramientas tecnológicas adhoc puede ayudar a los planificadores de eventos a tener presupuestos estimados, centralizar los costes y maximizar el control de gastos asociados al evento”, añade Rivera.

Portal de América - Fuente: www.gerenciadeviajes.com