por Maria Cecilia Hernández Ocampo

La política de viajes es la carta de navegación por medio de la cual se guían los destinos de los recursos que se emplean en los viajes de negocios que ejecuta una empresa. De estos lineamientos depende, además, parte del éxito del viaje que se realiza, y por si fuera poco, la política es capaz de convertir un viaje de negocios en una inversión, y no en un gasto.

Por eso es tan importante que la persona que se encargará de diseñar el programa de viajes tenga la suficiente experiencia y conocimiento sobre el manejo y la administración de los viajes de negocios.

En la actualidad muchas compañías delegan esta función en los asistentes, secretarios, administradores y, en ocasiones, en el departamento de recursos humanos, sin percatarse de que una mala concepción de un viaje corporativo, una persona que no posea las habilidades para ello, significa una fuga de capital y un desperdicio de tiempo para la empresa y para el empleado que ejecuta el viaje.

Después de años de trabajo en esta labor, expertos en el tema de los viajes de empresa, argumentan al unísono que la mejor manera de mantener bajo control los gastos de viajes en una organización es por medio de una política de viajes mandatoria.

Según explica Daniel Marcelo Feige, socio y gerente de Outback Consulting, compañía especializada en los viajes de negocios en Argentina y América Latina, de acuerdo a distintas investigaciones que ha realizado la consultora, se han identificado cuatro tipos de política de viajes.

“Hemos evaluado los componentes y los atributos de las políticas de viaje de más de 100 empresas en la región. Estas investigaciones, desarrolladas entre 2011 y 2012 han arrojado los siguientes resultados: el primer tipo de política es la no gerenciada, luego viene la orientativa, en tercer lugar están las políticas flexibles y finalmente encontramos las políticas mandatorias”, explica Feige.

¿Cómo operan las políticas?

Tal y como lo resuelve por medio de distintas investigaciones el experto de Outback, las empresas que aplican el tipo de política no gerenciada no cuentan con una política escrita y comprensiva; solo informan lineamientos muy genéricos y normalmente vagos, tienen pocos acuerdos con proveedores y la interpretación de lo que se puede o no puede hacerse durante un viaje de negocios es múltiple.

No hay gestión posible del presupuesto y los controles son laxos. Nula oportunidad de ahorros y gestión. 16,7% de las empresas analizadas cuentan con este programa establecido.

Por otro lado, la política orientativa tiene lineamientos básicos para la conducción de los viajeros, hay pocos acuerdos directos con proveedores, existe cierta consolidación operativa en una o dos agencias de viaje. No hay claridad sobre qué gastos no son reembolsables y todas las rendiciones deben acompañarse de su respectivo recibo.  Este es el paso previo a una política de viajes realmente flexible. 32,3% de las empresas evaluadas cuentan con este tipo de programa.

El tercer tipo, explica Daniel Feige, es el que encuadramos dentro de las políticas flexibles que ponen mayor énfasis en la autonomía de los viajeros que en los controles administrativos.

Es una política de tipo participativo. Las principales características son: política escrita con pocas excepciones, algunos acuerdos con proveedores aprovechando el poder de compra, consolidación operativa en una sola agencia contratada en forma directa o por licitación (RFP), los gastos reembolsables están claramente definidos y todos los reembolsos se realizan de acuerdo a la política.

“Si esta política se establece conforme con la cultura imperante en la empresa, las oportunidades de ahorro y efectividad en el cumplimiento son buenas. 14,6% de las empresas que hemos estudiado tiene sus programas basados en este modelo de política flexible. Puede estar vigente con o sin la gestión de un travel manager”, explican desde Outback Consulting.

Finalmente, el cuarto tipo es la política mandatoria. Esta política está por escrito y comunicada a toda la organización. Cuenta con acuerdos con proveedores preferentes, consolidación en una sola agencia con establecimiento de acuerdos de nivel de servicio (SLA) y sistema claro de permisos y castigos de acuerdo a cumplimiento.

En este tipo de política es normal encontrar férreos controles administrativos y financieros y los gastos se auditan periódicamente. El estilo mandatorio usualmente está presente cuando quien administra los viajes es un travel manager.

“En este caso la prioridad está en el control y en los resultados y no tanto en las personas, en las que, en la mayoría de los casos analizados, no se confía plenamente en relación a su auto gestión. Según nuestros análisis ésta está presente en el 36,5% de las empresas analizadas. El riesgo es implmentarla en una organización con una cultura horizontal y por ende, el efecto de una política tan directiva puede generar resistencias y hasta rechazo”, puntualiza Feige.

Mandatoria vs. las demás

Con este panorama claro, al preguntarles a algunos gestores de viajes de empresa de la región sobre su posición frente al tipo de política que prefieren, la respuesta evidenció una clara inclinación hacia la política de viajes mandatoria.

Según argumentó Fernando Montes, travel manager del Grupo Telefónica para Argentina y actual presidente del Capítulo Argentina para Global Business Travel Association (GBTA), este tipo de política es mucho más específica y detallada.

“Requiere de un trabajo de armado técnico muy importante y de análisis exhaustivo por parte de quien la confeccione. El travel manager que deba trabajar sobre la misma, además deberá validar indefectiblemente su propuesta con otras áreas tales como Recursos Humanos y Finanzas, ya que los resultados de las encuestas de satisfacción de los clientes y los movimientos de las cuentas presupuestarias se hacen mucho más evidentes en sus indicadores”, comenta Montes.

De acuerdo con esta definición, Oscar García, socio y fundador del Forum Business Travel de España asegura que las características de obligatoriedad y flexibilidad deben entenderse muy bien y aplicarse según sea posible en cada etapa de la política de viajes y del viaje en sí.

“Yo diría que la política de viajes es una herramienta más para la consecución de los objetivos de la empresa y tiene que ir alineada a su estrategia. En cualquier caso, yo entendería una flexibilidad en la definición de los servicios que se puedan contratar, pero en ningún caso en su cumplimiento. Los procedimientos de la empresa están para cumplirse, si se es flexible con su cumplimiento ¿para qué sirven?”, se cuestiona el experto.

Un elemento importante en el cumplimiento de la política de viajes es la herramienta de gestión. Para Eduardo Murad, travel manager de IBM Brasil, no contar con un buen sistema de gestión, que ayude a administrar los viajes de la compañía, puede arrojar costos administrativos de control más significativos.

Lo que sí está claro es que una política mandatoria, por lo especifica y clara, ayuda a gestionar con una grado de conflicto menor tanto al administrador (travel manager) como al operador de viajes.

Nuestros invitados coinciden en que una política de viajes flexible es generadora de una gestión muy abierta, menos precisa en cuanto al uso de categorías, proveedores preferentes, con muchas idas y vueltas, re procesos y, lo que es peor, queda supeditada al criterio de los actores de turno, cambia el travel manager o el cliente (por su perfil o cargo) y los criterios y las decisiones varían, lo que trae consecuencias económicas y administrativas muy graves para la compañía.

Depende de la empresa

Una coincidencia en la opinión de nuestros entrevistados revela que implementar o no cierto tipo de política de viajes dependerá de la razón de ser y el funcionamiento mismo de la organización.

Según Óscar García, actualmente hay políticas de viajes basadas en la auto gestión, las empresas están invirtiendo en culturas empresariales donde el viajero está concienciado del impacto de su gasto sin tener que basarse en el control. Esta forma de trabajar no es válida para cualquier empresa y todavía hay un recorrido para ver si se implanta en organizaciones más tradicionales.

Por su parte, Fernando Montes asegura que una política mandatoria se adecua mucho más a la realidad de varias empresas, pero esto siempre va a depender de la cultura de la misma, cómo es su tráfico, cuáles son sus volúmenes y otras variantes más.

Del mismo modo, para Daniel Feige cada compañía debe establecer su propio proceso de análisis, evaluación y expectativas apoyándose en su cultura organizacional, los objetivos que quiere lograr, cómo se propone medir resultados (KPI´s), la autonomía y la confianza en sus colaboradores.

La flexibilización o rigidización debe ser la consecuencia de los resultados conseguidos. “Nosotros recomendamos hacer una revisión completa en forma anual debido a los cambios producidos tanto interna como externamente. En cualquier caso, la política debe ser 'viva', sino de cualquier modo se vuelve anacrónica e ineficiente”, enfatiza Feige.

Portal de América - Fuente: www.gerenciadeviajes.com