No es lo mismo sentarse frente a una audiencia para hablar sobre lo beneficiosa, práctica y ventajosa que resulta la implementación de una buena política de viajes dentro de la compañía, que sentarse frente al computador, o frente a un grupo de directivos y ejecutivos para diseñar, analizar y, en efecto, poner a funcionar una política de viajes.

Conscientes de esta discusión, en GERENCIA DE VIAJES quisimos conversar con algunos profesionales de la gestión de viajes corporativos para que compartan con nuestros lectores sus experiencias vividas durante el proceso de diseñar e implementar lo que podemos llamar “la carta de navegación” para los viajeros frecuentes de sus empresas.

Entrando entonces en materia, los expertos consultados coinciden en que uno de los principales problemas a los que se han visto enfrentados al momento de poner en marcha una política de viajes corporativos radica en cambiar la mentalidad, los hábitos y las costumbres del personal de la empresa, incluidos los directivos, en lo que tiene que ver con gasto, confort y consumo.
En pocas palabras, implantar una cultura del equilibrio costo - beneficio es uno de los puntos críticos, pero no es el único.

“Según mi experiencia, uno de los conflictos que se presentan tiene que ver con los distintos intereses de los departamentos de la compañía. Por ejemplo, compras y financiero están muy orientados al ahorro; sin embargo, recursos humanos está focalizado en la calidad del viaje y la satisfacción de los empleados”, explica Oscar García Guillén, socio fundador del Forum Business Travel de España.
Desde esa perspectiva, encontrar el equilibrio suele depender, en cierto modo, de la situación de la empresa: en momentos de bonanza, por ejemplo, prima la calidad del viaje sobre el precio, pero cuando se presenta un estancamiento o un decrecimiento la balanza se inclina hacia el ahorro.

El apoyo de los directivos es vital

Ante el reto que asume un gestor de viajes de cambiar dicha mentalidad nuestros invitados proponen al unísono que contar con el apoyo de los altos directivos de la compañía es clave.
Sobre el tema Ivonne Cecilia Córdova, coordinadora de viajes corporativos de Ford Motor Company México, narra que dentro de su experiencia el reto más fuerte fue “encontrar aliados al interior de la organización, personas con capacidad de decisión que me apoyaran en mis iniciativas”.

Esta misma opinión es compartida por Ana Esther Díez, gerente de gestión de viajes para México, Centroamérica y Estados Unidos de Telefónica, quien asegura que una de las etapas más complejas que ha vivido durante la implementación de una política de viajes o las modificaciones a la misma, fue la de convencer a cada uno de los empleados (viajeros frecuentes), de que los gestores de viajes serían honestos y no tendrían preferencias a la hora de vigilar el cumplimiento de la política.

“No se necesitó mucho tiempo para comprobar, por ejemplo, que si a alguien no le correspondía viajar en Clase ejecutiva, el gestor de viajes no lo autorizaba fuera quien fuera el viajero o tuviera el cargo que tuviera”, recuerda Díez.

Desde la etapa de diseño hasta la aplicación, el respaldo de la alta dirección es vital, pues la política de viajes es una herramienta que si está bien definida “contribuye a la consecución de los objetivos empresariales, aunque esto no ocurre de la noche a la mañana”, comenta García.

Por eso, agrega, “el apoyo de la alta dirección a la política de viajes es esencial a la hora de ponerla en marcha, ya que como en todo proyecto que implique un cambio y un mayor control, aparecen los llamados cariñosamente 'terroristas internos', quienes van a tratar de que dicha política nunca se ponga en práctica”.

Sin control la política no sirve

El respeto por el trabajo de los travel manager y por la política de viajes se gana por medio de la aplicación equitativa de la misma y, posteriormente, demostrando con números el ahorro que se consigue en el presente y de manera escalonada en el futuro.

Pero una cosa es diseñar y aplicar la política, que es además un arduo trabajo, y otra muy distinta es vigilar que se cumpla de verdad. Muchas empresas se quedan en la primera parte y se olvidan de fiscalizar el cumplimiento efectivo de la misma.

Según enfatiza Marian Caturla, gerente de la Asociación Española de Gestores de Viaje de Empresas (AEGVE), es necesario que se establezcan medidas de control y key performance indicators (KPI's), en español indicadores calve de desempeño, para evitar al máximo los posibles escapes. Todas las negociaciones ejecutadas con los diferentes sectores que abarca un viaje deben estar documentadas.
Y esta documentación es tan necesaria, precisamente, porque hay que ser muy estrictos con el cumplimiento de acciones que llevan a lograr el equilibrio soñado del que hablábamos al principio de este artículo: costo - benficio. Según los profesionales una política demasiado flexible difícilmente dará unos resultados cuantificables.

“Las negociaciones se basan, en primer lugar, en la información fiable y desglosada del volumen de gasto y en un segundo lugar en la confianza del direccionamiento de dicho volumen. Por ejemplo, antes de implantar una política de viajes, los viajeros tienen libertad para reservar sus viajes por distintos canales, sin unificar esto, es difícil gestionar cualquier incidencia durante un viaje de manera proactiva”, explica Oscar García.

Para complementar esta visión Eduardo Murad, Latin America Travel Procurement Lead de IBM en Brasil, asegura que con reglas claras se pueden gestionar los volúmenes y así negociar mejor con proveedores y minizar los abusos de gastos.

“Si tienes control sobre los gastos de viajes, alineado con una política fuerte, se puede gerenciar mejor. Yo estoy ciento por ciento a favor de una política mandataria, top down, pues si no, se pierde el control, todo se vuelve excepción y la política pierde su fuerza y su sentido”, expresa Murad.

El representante de IBM concluye asegurando que “sin control absoluto tendríamos gastos absurdos, se saldría de las manos el presupuesto y no tendríamos ninguna buena negociación con proveedores. En fin, sería un caos”.

Innovación, complemento de lo tradicional

Les preguntamos a nuestros invitados por estrategias novedosas que hubieran incluido en sus políticas de viajes; en sus respuestas se evidencia un contraste entre lo tradicional, que al parecer sigue funcionando muy bien, y algunas acciones creativas que, a en el tiempo, han mejorado tanto la productividad de sus empleados como la rentabilidad de la compañía.

Ana Esther Díez, gerente de gestión de viajes para México, Centroamérica y Estados Unidos de Telefónica: algunas de las acciones que hemos incluido en una nueva modificación que hicimos de nuestra política de viajes son evitar volar los lunes y los viernes, pues son días que resultan muy costoso el pasaje; evitar sesiones de trabajo que duran dos días, tener work lunch para no perder tiempo, evitar noches de alojamiento y tener un hotel preferente por ciudad, en este punto el volumen de viajes que manejamos nos ha permitido negociar los precios.

Marian Caturla, gerente de la Asociación Española de Gestores de Viajes de Empresas: me atrevería a decir que, en su mayoría, las Políticas de Viajes contemplan los mismos puntos clave en la Gestión de Viajes. Este año en la Asociación Española de Gestores de Viajes de Empresa, por petición expresa de los travel managers, organizamos una mesa redonda de políticas de viajes y fue sorprende ver cómo hay detalles diferentes en cada empresa. Como ejemplo, días de antelación de reserva, penalizaciones por incumplimiento de políticas, entre otras.

Ivonne Córdova, coordinadora de viajes corporativos de Ford Motor Company México: en nuestro proceso de diseño e implementación de la política mostramos y separamos los reportes por departamento, pues su comportamiento relacionado con los viajes es muy distinto entre ellos. Mostramos también el ahorro potencial de cada uno y esto despertó el interés de todos. Adelantamos, asimismo, una acción que consistía en evidenciar quiénes eran los ofensores a las políticas, obviamente a nadie le gusta que lo señale, pero precisamente por eso fue muy interesante, por el nivel de personalización al que se llegó.

Eduardo Murad, Latin America Travel Procurement Lead de IBM en Brasil: en nuestro caso una política mandatoria, sin excepciones, ha funcionado muy bien. Todos los empleados deben hacer los pagos por medio de tarjeta de crédito, quedarse en los hoteles con los cuales tenemos acuerdos y cumplir reglas restrictivas en cuanto a gastos de alimentación. En verdad muchas otras empresas tienen políticas similares, pero el secreto es la gestión de la política.

Oscar García Guillén, fundador del Forum Business Travel de España: las empresas españolas estan implementado estrategias de optimización del gasto mediante transportes terrestres. Alquileres one way hacia las oficinas centrales: hay empresas que han descubierto que sus empleados alquilan un coche para ir a sus oficinas centrales y el este prácticamente no se mueve durante su estancia. Se ha establecido la utilización de transportes públicos en algunos aeropuertos donde la distancia, el tráfico y el costo desaconsejan el uso de taxis, un claro ejemplo es el aeropuerto de Heathrow en Londres y el servicio de tren Heathrow Express.

Portal de América - Fuente: www.gerenciadeviajes.com