por María Cecilia Hernández

Por motivo de la presentación de los resultados de la onceava encuesta anual de benchmark corporativo, realizada por la compañía tecnológica GetThere, Gerencia de Viajes conversó con Rodolfo Silva, director de esa organización para América Latina, sobre la adopción de herramientas online booking tool en los países de la región y la ventaja que esto representa para las compañías en sus procesos de reserva de viajes.

Las cifras que arrojó la encuesta sobre qué tan significativo ha sido el ahorro en las compañías que implementaron de manera exitosa un sistema online de reserva de viaje frente al gasto que se generaba antes de trabajar con esta herramienta, son muy reveladoras.

Según Silva, lo mejor de la encuesta es que los resultados son la opinión de primera mano de los clientes de GetThere, de las empresas que trabajan con este sistema, lo cual ofrece una visión objetiva de los beneficios de esta tecnología. 

- Ante situaciones de crisis económicas una de las principales estrategias para ahorrar dinero en una empresa es el recorte de presupuesto. En ese sentido, el área de viajes corporativos suele estar en la mira de los directivos. ¿Por qué sucede esto?

Para la mayoría de las empresas el rubro de viajes es el primer o el segundo gasto más controlable. Es un área en la que ellos pueden obtener alguna eficiencia implementando políticas radicales sobre los gastos. 

Sin embargo, como empresa tecnológica hemos sido testigos de una tendencia generada a partir de la pasada crisis económica y es el hecho de que algunas empresas simplemente no decidieron cancelar los viajes dentro de sus empresas, sino al contrario, optimizarlos implementando algunas políticas de viaje nuevas que permitieran llevar a cabo una mejor aprobación con respecto a la reserva. 

En esa transformación, esas organizaciones tomaron ventaja de las funcionalidades que les ofrece tecnologías online como GetThere durante la planeación del viaje y el proceso de justificación del mismo.

- ¿Cómo se puede cambiar esa visión que tienen algunas empresas donde consideran que los viajes de negocio son un lujo y no una inversión?

En América Latina la gran mayoría de las empresas manejan sus viajes de una forma tradicional, es decir de manera offline. Hay que hacer un enorme trabajo para demostrar que por medio de la adopción de la tecnología se puede lograr un mejor control de la política de viajes, se puede asegurar que los empleados la cumplan, es posible supervisar que se están utilizando los proveedores preferidos con los cuales las empresas tienen convenios de ahorros adicionales con respecto a las tarifas comerciales. Y, adicionalmente, pueden desarrollarse algunos flujos de aprobación y demanda de viajes dentro de los sistemas online booking tool. 

Hay que saber que en un mundo tan competitivo, donde las empresas crecen a un ritmo acelerado, el objetivo debe ser expandir el negocio. Por eso necesitan que sus empleados, sus fuerzas de ventas o de operaciones se estén desplazando constantemente, hagan presencia en otras latitudes. Si se quiere crecer los viajes de negocios son de máxima importancia, y además de verlos como una inversión deben verse como un gasto perfectamente controlable, y mucho más si se implementa tecnología en los procesos.

Todas estas empresas que anteriormente reservaban viajes de la manera tradicional, al momento de adquirir e implementar tecnologías de online booking tool, ven reflejados de inmediato unos beneficios de mayor control que ayuda a que algunas empresas vean el área de viajes como un gasto más controlable comparado con el sistema de reserva offline o por agencias de viaje.

- Efectivamente la tendencia no apunta a suprimir los viajes de negocios sino a transformarlos. En ese sentido ¿qué resultados arrojó la encuesta de Benchmark corporativo que realizaron?

El estudio revela que el 61% de los entrevistados esperan que este año su presupuesto de viajes aumente hasta un 10%, mientras que una tercera parte pronostica ese aumento en un 5%. Específicamente en Latinoamérica se estima un crecimiento del 37% en presupuestos para viajes, un incremento significativo de la demanda respecto a 2010. De esta manera las empresas impulsan la reducción de gastos de viajes, logrando mayores tasas de adopción en reservas de viajes en línea a través de herramientas como GetThere.

Por ejemplo, según la encuesta la tasa de adopción de este sistema reportada por clientes de GetThere en Latinoamérica fue de un 67%. Globalmente la adopción en línea reportada en nuestra compañía fue de 78%. 

Los ahorros que reportaron las empresas que participaron en la encuesta son muy llamativos:  70% en honorarios de agencias de viaje, 18% en pasajes aéreos domésticos y 24% en internacionales, 12% en tarifas domésticas de hotel y 31% en las internacionales, en rentas de automóviles estos ahorros fueron de 4% para alquileres domésticos y de 18% en los internacionales. 

- ¿Qué hace falta para que este tipo de herramientas se adopte con mayor fuerza en América Latina?

Todo tiene que ver con la visión que tenga la empresa sobre como maneja sus negocios y sus gastos de viaje. Yo pienso que en la medida en que las propias empresas enfoquen la visión de negocio para obtener mayores beneficios de sus procesos internos y obtener mejor administración sus áreas funcionales o tácticas como lo son las áreas de viajes dentro de la organización, en esa misma medida van a poder mirar alternativas hacia la tecnología, como online booking tool. Al implementar tecnología no únicamente en las áreas de viaje sino en cualquier otra área funcional, las empresas optimizan y hacen más eficiente el gasto que se genera allí.

Los empleados son personas que están mucho más expuestas a la tecnología y obviamente demandan tecnología para cualquier tipo de servicio, y cuando se trata de un viajero de negocios obviamente tienen muchas más necesidades para hacer más efectivos sus viajes, y no unicamente para el proceso de reserva sino también durante el viaje como tal, pues deben reportar un resultado que beneficie a toda la organización.

Portal de América - Fuente: www.gerenciadeviajes.com