por Elizabeth González, de Sabre Travel Network        

Los gastos de viajes y representación (T & E) son un área importante de las empresas y, sin embargo, son a menudo gestionados internamente por un conjunto de políticas, procesos y herramientas dispares. Esta desconexión aumenta a medida que el proceso se extiende a través de las distintas divisiones y ubicaciones de la empresa, así como externamente por medio de la cadena de suministro de los viajes corporativos.

La integración de los gastos de viaje y representación puede ser un objetivo crítico de cualquier programa de viajes, sin embargo lograrla se hace difícil porque no existe una definición universal.

¿Qué es la integración?

La integración puede significar diferentes cosas dentro del espectro de la tecnología de viaje. Echemos un vistazo a los cuatro tipos principales de integración:

Sistema de acceso o enlace: Esta es quizás la forma más simple y básica mediante la cual un viajero  accede a un sitio de terceros, o utiliza datos de otros desarrolladores a través de un enlace URL (por ejemplo, las tarifas a través de un sitio web del proveedor). Esta "integración" se limita a proveer el acceso, pero no el control en la compra de viajes corporativos o la visibilidad de saber si se ofreció una tarifa negociada o existen tarifas más bajas disponibles; o si el proveedor se encuentra dentro de la lista de preferencial de la empresa.

Intercambio de datos

La integración es el intercambio de información entre  herramientas o sistemas que no están conectados. Al igual que una transferencia de archivos, este proporciona a múltiples usuarios la misma información en un punto en el tiempo, pero no refleja cambios dinámicos de los elementos. En el sitio de venta, esto equivaldría a ver disponibilidad de espacios en el avión e información de condiciones meteorológicas con ocho horas de retraso. Por el lado del reporte de  gastos, esto significa la generación de un informe automatizado basado en datos registrados, independientemente de cancelaciones de vuelos, tarifas de servicios opcionales, las actualizaciones de hotel o créditos emitidos. Mientras que la integración ha tenido lugar, el potencial de errores es alto.

Intercambio en tiempo real (integración API)

Este nivel de integración cubre un espectro mucho más grande con la posibilidad de tener gran alcance a través de la  organización. El intercambio de datos en tiempo real a través de múltiples sistemas ofrece un nuevo nivel de valor al negocio. Si bien este escenario es el ideal, requiere al mismo tiempo integración funcional (o de la  aplicación) y del flujo de trabajo (o la interfaz de usuario). La integración de los programas o software a través de una API (interfaz de programación de aplicación), permite eficiencias en el proceso de gastos de viaje y representación como la pre-aprobación del viaje a través de los sistemas de recursos humanos o de los ERP de las empresas, la reserva vía un CBT (Corporate Booking Tool), la capacidad de alimentar el sistema de reporte de gastos de la empresa, la conciliación de la tarjeta de crédito: la captura de transacciones en línea y fuera de línea para proveer soporte a las consultas de los usuarios o para almacenaje de las operaciones.

UI integration

La integración de la interfaz del usuario es un paso más allá y ofrece mayor comodidad y sencillez a través de un inicio de sesión único y una consistencia de la experiencia  a través de la reserva, el sistema de reporte de gastos y los sistemas de ERP en línea, fuera de línea y plataformas móviles.

El objetivo final de un programa de viajes administrados (independientemente de su tamaño, sofisticación y alcance) es una visión completa de los gastos de viaje y representación, que resulta de la integración de herramientas y colaboración en toda la cadena de valor de los viajes de negocios. También representa tener un enfoque automatizado a los datos del cual se deriva la inteligencia de negocio que nos permite analizar el programa.

Esto significa contar con una sola vista de los datos  a través de toda la empresa que abarca todos los canales de compra (en línea, fuera de línea y móvil), proveedores y socios; las cadenas de demanda y de suministro; compras y herramientas de viajes, así como las diferentes ubicaciones de la empresa.

El objetivo final de la gestión de gastos de viaje es lograr un enfoque coordinado y  racionalizado para mejorar la eficacia y la eficiencia de una de las categorías de gastos cada vez más visible de las empresas. En última instancia, se trata de realizar un cambio de paradigma que ya está en marcha dentro de la gestión de viajes: en lugar de limitarse a la gestión de transacciones de viajes, el objetivo es gestionar el impacto de los viajes en el negocio.

Portal de América - Fuente: www.gerenciadeviajes.com