por Ariel Badán Carreras, desde Córdoba, Argentina
Un bureau de convenciones debe contar con una información lo más actualizada y fidedigna posible acerca de las posibilidades de servicios y prestaciones de la ciudad en la cual se desarrolla. Muy importante es que se tenga un cabal conocimiento de las opciones de los alojamientos, salas y su ubicación y capacidad, transporte y conexiones aereas, infraestructuras de apoyo, tarifas y costes de todo aquello que ayude a captar negocios para el destino.
Información que será puesta al servicio de las empresas y prestadores que estén asociados al bureau y también de quienes no lo están, e incluso entre aquellos miembros que sean competencia. Esto debe ser así, en virtud que el fin de un bureau y su actividad es la de concretar negocios para la ciudad. El bureau debe mantener total independencia respecto a las empresas y prestadores asociados o no.
Redondeando el concepto anterior, el bureau asume la personería por la ciudad para ayudar a armar una oferta a los interesados en ese destino para su congreso, seminario o evento. Mostrará a una asociación profesional, a un organizador profesional de congresos (Opc), a organismos nacionales o extranjeros gubernamentales o no, a través de sus medios de promoción y difusión, catálogos, sitios web disponibles los detalles y bondades de la ciudad, sin indicar en forma particular un prestador específico. Este accionar garantiza la transparencia y profesionalismo del bureau y ofrecerá igualdad de condiciones a los distintos prestadores y operadores.
Es fundamental que se brinde además de una información general una información especializada a los distintos sectores de la industria Mice. Por tanto el bureau debe contar con una estructura informativa confiable y válida, pues esa información y detalles es vital para “un iniciador” y su necesidad de resolver sobre la sede de su reunión o evento.
Generalmente en todo el mundo los bureau, siguen este patrón de funcionamiento y organización. Los países y en especial ciudades que cuentan con un bureau bien organizado y profesional se encuentran al tope de las preferencias como destinos sede. Es importante tomar en cuenta el trabajo mancomunado que pueden desarrollar el bureau y los centros de convenciones, que si bien son independientes uno brinda la logística e infraestructura para los eventos, y el otro trabaja para lograr y acercar la posibilidad que esos eventos se lleven a cabo en ese destino.
Muy importante es la financiación del bureau. Además de los sistemas básicos de los aportes de los asociados y otras formas de financiamiento que pudieran implementar, en muchos de los destinos es muy importante el aporte que se hace a través del “canon obligatorio hotelero” que podríamos encuadrar en un monto estimado a convenir ( ej. 1 dólar ee.uu) por cuarto y por noche de alojamiento.
Esta “Tax Room” en algunas ciudades en las que resulta una recaudación un poco más elevada, también se vuelca a la promoción turística y cultural en general el destino. Hay muchas variables y estrategia, pero en verdad en la mayoría de los casos los bureau que son sociedades civiles se financian con el aporte de sus miembros asociados.
La financiación es un tema que siempre se encuentra en agenda de discusión, en virtud de que los bureau son privados y muy pocos cuentan con ayuda estatal. Desde hace algunos años se debate en foros especialmente en Latinoamérica sobre un sistema de financiamiento, dado que se está muy en inferioridad de condiciones respecto a Estados Unidos y Europa donde para los bureau se recauda un canon obligatorio en USA y los destinos europeos gozan financiación estatal.
Los gestores de los destinos deben que hacer un cambio de mentalidad y convertir a los Bureau de Convenciones & Visitantes ( C&VB ) en una herramienta básica para el desarrollo profesional y empresarial de todo el destino, pero desde un enfoque transversal a toda la economía. El objetivo de la captación de congresos y reuniones debe ser potenciar el conocimiento de aquellos sectores definidos como estratégicos, ayudando a mejorar su competitividad internacional.
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