por Ariel Badán Carreras, desde Córdoba
Un OPC es mucho más que un profesional en organización y planificación; es un experto en convertir cualquier reunión en un acontecimiento único y memorable, y con la capacidad de saber combinar el conocimiento técnico con la creatividad y el objetivo de garantizar que cada congreso no solo cumpla las expectativas, sino que supere esas expectativas que tienen todos los participantes.
Contratar pues a un organizador profesional de congresos conlleva una serie de beneficios tangibles que van más allá de la mera organización de un evento. Estos profesionales aportan un valor añadido en diversas áreas críticas, asegurando no solo la fluidez y el éxito del congreso, sino también optimizando recursos y minimizando riesgos.
Las relaciones y contactos que un OPC posee con una amplia gama de proveedores y colaboradores, desde hoteles y sedes especiales hasta servicios de catering, audiovisuales, montaje de stands y otros servicios auxiliares, hace que se facilite y mucho la logística y coordinación del evento. También puede ofrecer condiciones y tarifas más ventajosas, que seguramente tendrá importante incidencia en el presupuesto y éxito del congreso.
Un OPC profesional y experimentado tiene una gran capacidad comercial. Los congresos se financian en gran parte a través de sponsors y resulta de vital importancia tener un interlocutor válido para la negociación. No es menor el valorar los intereses de los expositores, por corolario es fundamental la coordinación con los asistentes al evento fomentando así el “networking”.
Es de suma importancia la rica experiencia y conocimientos para la planificación y gestión de congresos, y por supuesto siempre actualizado con las últimas tendencias y tecnologías. La comprensión de los aspectos técnicos y logísticos permite anticipar desafíos y responder de manera efectiva, asegurándose así de que toda la celebración transcurra sin mayores contratiempos.
Los organizadores profesionales de congresos en definitiva actúan como nexo central entre todos los participantes, desde proveedores y patrocinadores hasta oradores y asistentes. Su habilidad para mantener líneas de comunicación claras y efectivas asegura que toda la información sea compartida de manera oportuna y precisa. Esto no solo mejora la eficiencia sino que reduce los malentendidos.
Con una capacidad para identificar y mitigar riesgos potenciales antes o durante el evento, y la habilidad para manejar situaciones imprevistas y resolviendo problemas rápidamente es un gran valor agregado que permite al comité científico un ahorro importantísimo de tiempo y recursos.
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